Whyjoin.fi sivustouudistus – mitä opittavaa oli projektipäälliköllä?

Tunnelmakuvia Why join -baarista

Marras-joulukuussa teimme digitaalisen viestinnän projektikurssilla sivustouudistusta mainostoimisto SEK:in perustamalle Why join the navy when you can be a pirate –baarille. Helsingin keskustaan Eerikinkadulle ja kyseisen mainostoimiston alakertaan viime vuonna avattu baari on SEK:in ja ravintoloitsija Kim Heiniön yhteistyössä kehittämä konsepti. Näin ollen meillä oli asiakkaana tässä projektissa sekä mainostoimisto että ravintola.

Koko viisihenkinen opiskelijatiimimme oli alusta asti todella innoissaan projektista. Pääsisimme soveltamaan alkusyksyn teoriakurssilla opittuja taitoja nyt ihan käytännössä. Alussa teimme taustatyötä, bechmarkkausta ja ideointia sivustoon liittyen jo ennen ensimmäistä asiakastapaamista. Huomasimme, että meillä kaikilla on varsin erilaiset taustat ja vahvuudet projektin kannalta. Näin ollen saisimme varmasti pöytään hyvin erilaisia näkökulmia ja osaamista. Projektitiimimme roolijako oli seuraava:

Maria: projektipäällikkö
Riina: konseptoija
Veeti: UX-suunnittelija
Elina: AD
Petri: koodari

Ensimmäisen asiakastapaamisen jälkeen huomasimme saaneemme kovasti luottoa ja vapauksia ideoida sivustoa haluamaamme suuntaan. Vanha whyjoin.fi sivusto oli tehty aikanaan kovalla kiireellä ja suppeasti, näin ollen me pääsimme aloittamaan uuden sivuston suunnittelun lähes puhtaalta pöydältä. SEK:in Akseli Virtasen ja Markku Jussilan lisäksi projektiin hyppäsi mukaan myös Why join -baarin ravintolapäällikkö Jarkko Mäkelä sekä Soupster Familyn ravintoloiden markkinoinnista vastaava Miia Pirttijärvi.

Kuva 2. Vanha whyjoin.fi -sivusto
Kuva 2. Vanha whyjoin.fi -sivusto

Toiseen asiakaspalaveriin meiltä pyydettiin ”debriefiä” eli vastabriefiä, ja tarkemmin, kiteytystä nykyisen (ja aikanaan hyvin pikaisesti kyhätyn) sivuston ongelmista. Tähän liittyen pidimme opiskelijatiimimme kanssa sisäisen ideointisession, jossa 10 minuutin ajan kukin kirjoitti erillisille postit-lapuille nykyisen sivuston ongelmakohtia. Ideoinnin jälkeen niputimme postit-laput muutamaan ryhmään, kuten sisältö, ulkoasu, brändi jne.

Tämän jälkeen kiteytimme ongelmat kolmeen kohtaan:

1. FIILIS JA EROTTUMINEN
• baarissa oleva hyvä fiilis ei välity verkkosivuille

2. PUUTTEELLINEN SISÄLTÖ
• mitä ja kenelle
• miten huomioidaan uudet asiakkaat vs. kanta-asiakkaat

3. SISÄLLÖN PRIORISOINTI
• tärkeät asiat, kuten lounas, iltaohjelma, aukiolot ja yhteystiedot eivät löydy tarpeeksi helposti

Tämän jälkeen esittelimme asiakkaalle, kuinka tulisimme taklaamaan kyseiset ongelmat uudella sivustolla ja keskustelimme myös muista sivustoon liittyvistä tavoitteista. Kävimme läpi myös vanhan sivuston kävijäseurantaan liittyviä havaintoja. Lisäksi esittelimme pari mood boardia nähdäksemme, että olimme myös visuaalisella puolella asiakkaan kanssa jokseenkin samoilla linjoilla. Saimme jälleen kerran vihreää valoa suunnitelmillemme ja nyt pääsisimme todenteolla töihin uuden sivuston suunnittelussa ja rakentelussa.

Kuva 3. Mood board
Kuva 3. Mood board

Seuraavasssa vaihessa Riina (konseptoija) teki asiakaskyselyn baarissa muun muassa siitä, mitkä ovat järkestyksessä tärkeimmät asiat, mitä baarin verkkosivuilta etsitään. Kyselyn vastausten ja taustaselvitysten pohjalta Veeti (UX-suunnittelija) teki meille alustavan rautalankamallin sivustosta, jonka pohjalta Elina (AD) pääsi suunnittelemaan leiskoja ja Petri (koodari) etsimään asiakkaan valitsemasta Square Space –julkaisujärjestelmästä sopivimman templaten, jonka päälle sivustoa lähdettäisiin rakentelemaan.

Kuva 4. Rautalankamalli uudesta sivustosta
Kuva 4. Rautalankamalli uudesta sivustosta

Kun ensimmäinen versio sivustosta oli valmis, oli tärkeää testauttaa sivustoa luokassamme kanssaopiskelijoilla ja opettajilla. Heidän kommenttiensa pohjalta muokkasimme muutamaa ongelmakohtaan sivustolla seuraavaan asiakkaalle esitettävään versioon. On aika uskomatonta kuinka paljon omalle tuotokselleen sokeutuu, kun tuijottaa muutaman viikon samaa sivustoa. Tästä syystä ulkopuolinen palaute oli äärimmäisen tärkeää.

Mutta kuten kovin usein elämässä ja projektityöskentelyssä, tälläkään kertaa kaikki ei mennyt kuin Strömsössä. Projektin keskivaiheilla projektitiimissämme oli monenlaisia muita kiireitä ja stressiä, ja valitettavasti tämä heijastui myös ryhmätyöhön. Lisäksi osa porukasta oli ensimmäistä kertaa tekemässä sivustoprojektia tai ylipäätään mitään asiakasprojektia, ja varmaan tästäkin johtui, että huomasimme puhuneemme joissain kohdissa keskenämme eri kieltä. Näin ollen syntyi väärinymmärryksiä ja ristiriitoja tiimiläisten keskuudessa liittyen muun muassa rooleihin, vastuihin, aikatauluihin ja toisten tonteille sohimiseen. Kun tiimin sisäisiä haasteita ilmeni, projektipäällikkönä minun tuli tietysti ensimmäiseksi katsoa peiliin ja miettiä, mitä voin tehdä omalta osaltani näiden sotkujen selvittämiseksi. Olennaista oli tietysti myös koko tiimin halu ja kyky löytää kompromisseja. Tämän seurauksena kävimmekin tiimissä monia hyviä keskusteluja ja opimme ymmärtämään toisiamme projektin loppua kohti paljon paremmin.

Tästä kaikesta viisastuneena tulen varmasti seuraavissa projekteissani kiinnittämään entistäkin enemmän huomiota kommunikointiin sekä roolien, vastuiden ja projektisuunnitelman huolelliseen läpikäymiseen heti projektin alkuvaiheessa. Pätevän ja paikkaansa pitävän projektisuunnitelman tekeminen oli tämän projektin osalta itselleni haastavaa, koska kyse oli opinto-ohjelmamme ensimmäisestä projektista, jossa oli uudet työkalut käytössä (mm. asiakkaan toivoma Square Space –julkaisujärjestelmä) sekä kysymysmerkkinä tiimin muut kiireet sekä taidot ja kuhunkin vaiheeseen kuluva työaika. Näin ollen tekemistä pyrittiin tarkentelemaan aina viikkotasolla. Apuvälineenä tässä oli projektikansiossa Drivellä Google Slideihin tehtävät viikkoraportit kunkin tiimiläisen osalta (sekä itse rustailin lisäksi koko ryhmää koskevat kommentit), johon täytettiin seuraavat kohdat koko tiimin nähtäville:

1. Mitä olen tehnyt kuluneella viikolla?
2. Miten on mennyt (mahdolliset haasteet ja onnistumiset)?
3. Mitä teen seuraavalla viikolla?

Omasta mielestäni tämä raporttikäytäntö oli ihan kätevä, ja siinä pääsin suht hyvin kiinni ryhmäläisten fiiliksiin ja tekemisen suuntaan viikkotasolla. Tosin ehkä kaikkein syvimpiä tuntoja ei tuohon haastekohtaan haluttu avata, sillä tietyt asiat nousivat esiin jälkikäteen ihan muissa yhteyksissä.

Kuva 5. Uusi whyjoin.fi etusivu
Kuva 5. Uusi whyjoin.fi etusivu

Oli hyvä, että tietyt tiimin sisäiset ristiriidat ja väärinymmärrykset nousivat pintaan jo projektin keskivaiheilla, joten saimme käytyä hyviä keskusteluja ja korjausliikkeitä niihin liittyen. Vaikka itse olen toiminut projektipäällikkönä kymmenissä projekteissa, oli tämä minulle ehdottomasti haastavin projektipäällikkökokemus urani aikana. Työelämässä olen tottunut siihen, että projekteissa tavoitteet, prosessit, roolit, vastuut ja osaamiset ovat hyvin selkeitä ja että sovituista dediksistä ja tapaamisaikatauluista pidetään tarkasti kiinni. Tässä projektissa haasteita tuli varmaankin siitä, että osalla oli kokemusta vastaavista projekteista ja osalla taas ei. Lisäksi opiskelijoiden aikataulukuormaa lisää muut työkeikat. Haastavaa oli myös se, että projektitiimin keskinäiset näkemykset siitä, mihin suuntaan sivustoa tulisi kehittää, vaihtelivat niin suuresti. Itse kamppailin kovasti sen kanssa, kuinka olla tasapuolinen kaikille, kun taustat, osaamiset ja näkemykset tiimiläisillä vaihtelevat niin suuresti. Ja kuinka saada samaan aikaan vietyä tätä kokonaisuutta asiakkaan ja aikataulujen kannalta optimaaliseen suuntaan.

Kuva 6. Uusi whyjoin.fi
Kuva 6. Uusi whyjoin.fi

Tiimimme sisäiset haasteet eivät onneksi näkyneet asiakkaalle saakka, ja tämä onkin ollut minulle tärkeä tavoite kaikissa projekteissani. Asiakas oli alusta asti tyytyväinen tekemisemme laatuun ja kaikki sujui heidän kanssaan todella hienosti koko projektin ajan. Itse asiassa saimme asiakkaalta positiivista palautetta siitä, että tiimissämme on ollut hyvä tekemisen meininki.

Kuva 7. Uusi whyjoin.fi
Kuva 7. Uusi whyjoin.fi

Asiakas oli iloinen lopputuloksesta ja saimmekin kuulla useamman mieltä lämmittävän kiitospuheen tästä projektista. Ei ollut kuulemma mikään oletusarvo, että ensimmäisen vuoden diviopiskelijat saisivat tässä aikataulussa aikaiseksi ylipäätään mitään julkaisukelpoista. Kuitenkin uusi whyjoin.fi saatiin liveksi hyvin aikataulussa kuuden viikon työstämisen jälkeen. Samalla tuli kulutettua useampi salaattilounas, smoothie ja jopa muutama drinksukin kyseisessä baarissa. Kiitos vielä koko projektitiimille sekä mahtaville asiakkaille – oli huippua oppia ja tehdä duunia teidän kanssa!

– Maria

Continue Reading